8.4. Gruppen

Administration → Gruppen

Im Gruppen-Menü der Administration können Site Administratoren:

• Administrator/innen zu Gruppen hinzufügen
• Gruppen löschen
• Gruppenkategorien verwalten
• Mehrere Gruppen auf einmal hinzufügen oder aktualisieren
• Die Gruppenmitgliedschaft für mehrere Nutzer/innen aktivieren und aktualisieren

Im Gruppen-Menü der Administration können Institutions-Administratoren:

• Mehrere Gruppen auf einmal hinzufügen oder aktualisieren
• Die Gruppenmitgliedschaft für mehrere Nutzer/innen aktivieren und aktualisieren

8.4.1. Gruppen verwalten

Administration → Gruppen → Gruppen verwalten

Bemerkung

Gruppen verwalten ist nur für Site-Administratoren möglich.

Sie sehen eine Übersicht aller Gruppen der Site.

Gruppen verwalten

1. Suche nach Gruppennamen oder -kategorien.
2. Gruppenname: Die Tabelle wird alphabetisch nach Gruppennamen sortiert. Die Gruppennamen sind direkt mit den Gruppenstartseiten verlinkt.
3. Mitglieder: Anzahl der Gruppenmitglieder in jeder Gruppe.
4. Administratoren: Anzahl der Gruppenadministratoren pro Gruppe.
5. Gruppentyp: Übersicht ob und wie Nutzer/innen Gruppen beitreten können.
6. Gruppenkategorien: Anzeige der Gruppenkategorie, die mit dieser Gruppe verknüpft ist.
7. Sichtbarkeit: Übersicht wer Zugriff auf diese Gruppe hat - Mitglieder oder öffentlich.
8. Klicken Sie auf den Verwalten-Button , um das Gruppendateikontingent zu ändern oder um Gruppenadministratoren hinzuzufügen oder zu entfernen.
9. Klicken Sie auf den Löschen-Button, um eine Gruppe zu löschen.

Warnung

Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden alle Inhalte, Forenbeiträge, Dateien und Ansichten gelöscht. Die Löschung ist endgültig. Eine Wiederherstellung ist nicht möglich.

8.4.1.1. Gruppendateikontingent

Sie können ein Standarddateikontingent für Gruppen unter Plugins festlegen. Damit wird das Dateivolumen für jede Gruppe begrenzt. Hier können Sie das Dateikontingent für einzelne Gruppen anpassen.

Gruppen-Dateivolumen ändern

Sie kommen zu dieser Seite durch Anklicken des Bearbeiten-Button neben der Gruppenbezeichnung auf der Seite Gruppen verwalten.

1. Dateikontingent: Ändern Sie das Dateikontingent extra für diese Gruppe.
2. Klicken Sie auf den Speichern-Button, um die Änderungen abzuspeichern

8.4.1.2. Hinzufügen oder Entfernen von Administrator/innen

Fügen Sie Administratoren zu einer Gruppe hinzu oder entfernen Sie sie durch Anklicken des Bearbeiten-Buttons neben der Gruppenbezeichnung auf der Seite Gruppen verwalten.

Gruppen-Administratoren hinzufügen oder entfernen

1. Potenzielle Administratoren: Wählen Sie die Nutzer, die Sie zum Gruppen-Administrator machen wollen. Wählen Sie mehrere Personen bei gedrückter Strg- und Großbuchstaben-Taste.
2. Suchen: Wenn Sie zu viele Nutzer auf der Site haben und sie nicht in der Liste finden, können Sie das Suchfeld verwenden.
3. Klicken Sie auf den Rechtspfeil-Button , um die links ausgewählten Nutzer der rechten Übersicht (derzeitige Administratoren zuzuweisen.
4. Derzeitige Administratoren: Um Administratoren von der Liste zu entfernen oder zufällig hinzugefügte wieder zu löschen, klicken Sie rechts auf den Nutzer.
5. Klicken Sie dann auf den Linkspfeil-Button , um ihn von der Liste zu entfernen.
6. Wenn Sie alle Nutzer ausgewählt haben, die Sie zu Administratoren der Gruppe machen wollen, klicken Sie zum Abschluss auf den Bestätigen-Button.

Bemerkung

Sie können einen Nutzer auch zweimalig anklicken, um ihn von einer Seite auf die andere zu schieben.

8.4.2. Gruppenkategorien

Administration → Gruppen → Gruppenkategorien

Bemerkung

Gruppenkategorien sind nur für Site-Administratoren verfügbar.

Gruppenkategorien unterstützen Sie auf den Seiten Meine Gruppen und Gruppen suchen, Gruppen gezielt zu filtern. Gruppen-Administrator/innen können die Gruppe einer Kategorie zuordenen wenn diese Funktion aktiviert wurde.

Gruppenkategorien verwalten

1. Gruppenkategorien aktivieren: Klicken Sie die Checkbox an, um Gruppenkategorien für die gesamte Site zu aktivieren.
2. Klicken Sie den Bestätigen-Button, um die Auswahl zu bestätigen.
3. Name: Bestehende Gruppenkategorien werden aufgelistet.
4. Erstellen Sie eine neue Gruppenkategorie durch Eingabe des Namens und Anklicken des Hinzufügen-Buttons.
5. Bearbeiten Sie eine Gruppenkategorie durch Anklicken des Bearbeiten-Buttons, ändern Sie den Namen und klicken Sie auf den Aktualisieren-Button. Mit Abbrechen brechen Sie den Vorgang ab.
6. Klicken Sie auf den Löschen-Button , um die Gruppenkategorie endgültig zu löschen.

Bemerkung

Gruppenkategorien sind nicht hierarchisch und für jeden Nutzer der Site erreichbar. Jeder Nutzer, der eine Gruppe anlegen kann, kann sie einer Kategorie zuordnen, sofern die Funktion aktiviert ist.

8.4.3. Neue Gruppen mittels CSV hinzufügen und aktualisieren

Administration → Gruppen → Gruppen mit CSV hinzufügen

Bemerkung

Site- und Institutionsadministratoren können Gruppen über eine CSV-Datei hinzufügen und aktualisieren.

Sie können mehrere Gruppen auf einmal erstellen indem Sie sie mit einer CSV-Datei mit den wichtigsten Informationen hochladen.

Neue Gruppen mittels CSV hinzufügen und aktualisieren

1. Erstellen Sie eine CSV-Datei. Sie muss zumindest folgende Felder enthalten: shortname,displayname,roles.
2. Institution: Wählen Sie die Institution in der Sie die Gruppen erstellen wollen. Dies ist nur für interne Verwaltungsfunktionen, damit keine unbeabsichtigte Überschreibung erfolgt.
3. CSV-Datei: Wählen Sie die CSV-Datei von Ihrem Computer, die die Gruppen enthält.
4. Gruppen aktualisieren: Klicken Sie die Checkbox an, wenn bestehende Gruppen aktualisiert werden sollen.
5. Klicken Sie auf den Gruppen per CSV hinzufügen-Button, um die Änderungen vorzunehmen.

Dies ist eine vollständige Liste der Felder, die Sie festlegen können:

• Kontrolliert:- Gruppenadministrator/innen können Nutzer/innen ohne deren Zustimmung zuweisen. Mitglieder können die Gruppe nicht selber verlassen.

• Beschreibung - Kurze Beschreibung zum Zweck der Gruppe.

• Anzeigenamen: - Name der Gruppe, der in der Site angezeigt wird.

• editroles - Sie können auswählen welchen Rollen das Erstellen und Bearbeiten von Ansichten in Gruppen erlaubt ist. Wenn in Ihrer Gruppe nur Mitglieder und Administratoren sind, sind ‚Gruppenadministratoren‘ und ‚Alle außer Gruppenmitgliedern‘ identisch. Die hier eingerichteten Berechtigungen werden als Standardeinstellung bei neuen Gruppen verwandt. Für Dateien kann die Berechtigung bei jeder einzelnen Datei angepasst werden.

  • Alle: jede/r in der Gruppe
  • Nichtmitglieder: jeder außer Mitgliedern in einer Gruppe mit Tutoren und Administratoren
  • Admin: nur Gruppenadministratoren

• verborgen - Die Gruppe wird bei der Funktion Gruppe suchen nicht gefunden.

• Mitglieder verbergen: - Verbirgt die Mitgliederliste vor Nichtmitgliedern.

• Mitglieder für Mitglieder verbergen - Die Mitglieder der Gruppe sind für andere Mitglieder nicht sichtbar. Nur Gruppenadministratoren sollen sie sehen.

• Kontakte einladen: - Mitglieder der Gruppe können ihre Kontakte in diese Gruppe einladen.

• offen - Erlaubt Nutzern einer Gruppe beizutreten ohne die Bestätigung durch einen Gruppenadministrator zu benötigen.

• **Öffentlich* - Die Gruppe und ihre Foren sind auch für nicht eingeloggte Nutzer/innen einsehbar.

• Dateiablagegröße - Definiert die Größe der Dateiablage für die Gruppe.

• Anfrage: - Mitgliedschaftsanfragen können an Gruppenadministrator/innen gesandt werden.

• Rollen: - Wählen Sie zwischen einer Kurs- und einer Standardgruppe. Die Rollen in diesen Gruppen sind:

  • Kurs: Mitglied, Tutor, Administrator
  • Standard: Mitglied, Administrator

• Kurzbezeichnung: Dies ist der Name mit dem die Gruppe in der Datenbank identifiziert wird. Sie sollte nur aus einem Wort bestehen. Die Kurzbezeichnung wird auch beim Hinzufügen und Aktualisieren von Mitgliedern per CSV-Datei verwandt.

• Ansichten anlegen - Erlaubt das Einreichen von Ansichten in dieser Gruppe. Bei Kursgruppen ist diese Funktion automatisch aktiviert.

• Einladungen an Kontakte - Erlaubt Mitgliedern der Gruppe, ihren Kontakten Empfehlungen für diese Gruppe zu senden.

• Nutzer automatisch hinzufügen - Alle neu angelegten Nutzer/innen werden automatisch dieser Gruppe zugeordnet.

Bemerkung

Für Felder, die eine Ja-/Nein-Angabe erfordern ist in der CSV Datei ein numerischer Wert einzugeben.

• Nein = 0
• Ja = 1

Beispiel-CSV-Datei für einen Gruppenupload

Wenn Sie Ihre CSV-Datei in einem Texteditor (nicht in einer Tabellenkalkulation) öffnen, sollte es so wie in diesem Beispiel aussehen:

"shortname","displayname","roles","usersautoadded","public","hidemembersfrommembers"

"public","Public group","standard",0,1,1

"course","Course group","course",1,0,0

Warnung

Bewahren Sie diese CSV Datei auf, um Sie eventuell später zum Update von Daten dieser Gruppe zu verwenden. Die Kurzbezeichnung der Gruppe kann später nur über die Datenbank ermittelt werden. Es gibt keinen einfachen Weg über die Arbeitsoberfläche.

8.4.4. Aktualisiere Gruppenmitglieder mit CSV

Administration → Gruppen → Gruppenmitglieder über CSV aktualisieren

Bemerkung

Site- und Institutions-Administratoren können Gruppenmitglieder via CSV-Datei hinzufügen und aktualiseren.

Sie können die Gruppenmitgliedschaft von Gruppen, die Sie mittels CSV-Datei angelegt haben, aktualisieren.

Aktualisiere Gruppenmitglieder mit CSV

1. Erstellen Sie eine CSV-Datei mit den folgenden Feldern in der ersten Zeile: shortname,username,role. Fügen Sie dann Gruppen und Nutzer/innen, die den Gruppen zugeordnet werden sollen ein. Die Nutzernamen finden Sie unter Nutzersuche.
2. Institution: Wählen Sie die Institution in der die Gruppen erstellt werden sollen.
3. CSV-Datei: Wählen Sie die CSV-Datei auf Ihrem Computer, die die Gruppenmitglieder und ihre Zuordnung zu Gruppen enthält.
4. Klicken Sie auf den Gruppenmitglieder per CSV aktualisieren Button, um Mitglieder den ausgewählten Gruppen hinzuzufügen oder sie wieder zu entfernen.

Warnung

Wenn Sie Nutzer/innen zu Gruppen manuell hinzugefügt haben und später diese Gruppen per CSV-Datei aktualisieren wollen, werden die manuell angelegten Nutzer gelöscht, sofern sie nicht in der CSV-Datei enthalten sind. Seien Sie also vorsichtig wenn Nutzer/innen manuell hinzugefügt wurden.

Bemerkung

Sie können per CSV-Datei nur solche Nutzer/innen aktualisieren, die der Institution zugehören. Alle anderen Nutzer müssen manuell hinzugefügt werden.

Beispiel-CSV-Datei für eine Aktualisierung der Gruppenmitgliedschaft

Wenn Sie Ihre CSV-Datei in einem Texteditor (nicht in einer Tabellenkalkulation) öffnen, sollte es so wie in diesem Beispiel aussehen:

"shortname","username","role"

"public","petra","admin"

"public","paula","member"

"course","petra","admin"

"course","percy","tutor"

"course","paula","member"

Bemerkung

Wenn Sie viele Gruppen haben und vielleicht den Überblick verlieren, erzeugen Sie pro Gruppe eine CSV-Datei.